TERMES DE REFERENCE POUR LE
RECRUTEMENT D’UN SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHÉS
PREAMBULE
Le Gouvernement de la République du Tchad a obtenu un don de la Banque Mondial (BM) pour financer le coût du Projet de Développement des Compétences pour l’Employabilité et la Compétitivité des Jeunes (PDCECJ)
A ce titre l’Unité de Gestion du PDCECJ placée au sein du ministère de l’éducation nationale et de la Promotion Civique agissant en qualité de Maître d Ouvrage envisage d recruter un «Assistant» Spécialiste en passation des marché du Projet.
Objectif de la mission de l’«Assistant» Spécialiste en Passation des Marchés du Projet:
La mise en œuvre de 1 ensemble des activités du Projet de Développement des compétences pour l’Employabilité et la compétitivité des Jeunes induira de nombreuses activités en termes de préparation des dossiers d’appels d’offres/Propositions, de passation de marchés, d’analyse des offres/Propositions de suivi d’exécution des contrats des Consultants et d’acquisitions. Ces activités seront exécutées sous la supervision de l’Unité de Coordination du Projet (UCP). A cet effet, une organisation a été mise en place et repose sur une équipe qui comprend entre autre un Spécialiste en Passation des Marchés « lead » et un « Assistant» Spécialiste en Passation de Marchés
L objectif général est l’appui du Projet de Développement de Compétences pour l’Employabilité et la Compétitivité des Jeunes dans la passation des marchés en veillant à ce que les procédures décrites dans les accords avec le Bailleur soient respectées à tous les stades d acquisition de biens et services.
2- OBJECTIF Spécifiques
Sa mission couvrant tous les aspects de passation des marchés, il est attendu du Spécialiste en Passation des Marchés (SPM) :
- D’assurer la qualité des dossiers de marchés’
- De veiller à c que les décisions de passation de marché respectent les accords convenus pour la mise en œuvre du Projet:
- D’appuyer à la résolution de tout problème de passation des marchés qui pourrait survenir.
- D’assurer le suivi des dossiers de marchés pour éviter tout retard dans le processus de passation d’attribution de signature et d’exécution de marchés.
- De coordonner sa mission avec le Responsable de la gestion financière et de la comptabilité du Projet afin de s’assurer que la passation des marchés s’intègre parfaitement dans la planification et la gestion des fonds.
3- RESPONSABILITES:
L’ « Assistant» Spécialiste en Passation des Marchés assiste et conseille les responsables du Projet de la mise en œuvre des activités du Projet. Sur la base des dispositions de l’accord de don, du manuel des procédures et du plan de passation des marchés approuvé, il/elle participe sous la responsabilité du Spécialiste « lead » et la supervision du Coordonnateur chef du projet à l’exécution des tâches détaillées suivantes:
- Préparation et coordination de la planification pour la passation des marchés de travaux fournitures, de services non intellectuels et de la sélection des consultants.
- Mettre à jour le plan de passation des marchés au moins une fois J’an et chaque fois que de besoin;
- Procéder au classement et à l’archivage de tous les documents et dossiers de marchés;
- Développer un mécanisme de suivi de la passation des marchés, y compris des délais, afin de pouvoir identifier rapidement les sources potentielles de retard, d’en informer le coordonnateur et de proposer des solutions pour les résoudre;
- La rédaction des Demandes de Manifestation d’Intérêt pour les services de consultant et d’en assurer la publication dans la presse nationale et/ou Internationale et dans UNDB si cela s’avère nécessaire selon le montant estimé et la complexité du marché;
- S’assurer que les spécifications techniques et des termes de référence produits par les responsables techniques peuvent permettre le lancement des appels d’offres;
- La préparation des dossiers d’appels d’offres, des demandes de cotation et des demandes de propositions;
- Assurer le suivi de la publication des avis spécifiques d’appels d’offres dans les supports appropriés;
- La participation aux ouvertures de plis, aux évaluations des offres, aux attributions de marchés, afin de pouvoir conseiller utilement les acteurs impliqués dans la passation des marchés;
- L’établissement des marchés entre le Projet et les consultants, les entrepreneurs et les fournisseurs adjudicataires choisis;
- Assurer le suivi des avis de non objection sollicités auprès de la Banque Mondiale;
- S’assurer que toutes les décisions liées à la passation et à l’exécution des marchés ont respecté les règles convenues;
- Conseiller le Coordonnateur du projet dans la compréhension et la rédaction de tout courrier entrant ou sortant ayant des aspects de passation des marchés;
- Apporter les conseils appropriés dans l’exécution des marchés et surtout en ce qUI concerne la résolution des différends qui pourraient survenir;
- Exécuter toute tâche ou mission liée à la passation de marchés assignée par le coordonnateur du projet;
- Produire trimestriellement une situation des marchés et contribuer aux aspects de passation des marchés du Rapport de Suivi Financier;
- Veiller à ce que les engagements sur les marchés soient systématiquement reflétés dans le système d’information et communiqués au Spécialiste en Gestion Financière et au comptable;
- S’assurer que les résultats des appels d’offres sont publiés dans les délais prescrits après les attributions des marchés, et que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires;
- Assurer l’encadrement ou éventuellement le secrétariat des sous-commissions d’analyse, avec voix non délibérative, sauf pour les prestations relatives à la passation des marchés.
4- DESCRIPTIO DES TACHES:
(a) En ce qui concerne la programmation et le suivi du processus de passation des marchés:
- Préparation et coordination de la planification pour la passation des marchés de travaux de fournitures, de services non intellectuels, de travaux, et de la sélection des consultants;
- Mettre à jour le plan de passation des marchés au moins une fois l’an et chaque fois que de besoin;
- Procéder au classement et à l’archivage de tous les documents et dossiers de marchés;
- Développer un mécanisme de suivi de la passation des marchés, y compris des délais, afin de pouvoir identifier rapidement les sources potentielles de retard, d’en informer le coordonnateur et de proposer des solutions pour les résoudre;
- Ouvrir et tenir à jour un répertoire des fournisseurs et des entreprises en utilisant les procédures de présélection en vigueur;
- Tenir également un répertoire de consultants qualifiés au fur et à mesure des manifestations d intérêts;
- Ouvrir et tenir à jour un bordereau des prix unitaires les plus usuels.
(b) En ce qui concerne la préparation des documents:
- Etablir la situation des marchés chaque mois assorti d’un plan d’action qui dégage les responsabilités de toutes les parties prenantes, ainsi que les délais d’exécution;
- procéder à une large diffusion dudit plan d’action;
- préparer et fou superviser la préparation des dossiers de présélection, d’appels d’offres de travaux et fournitures et demandes de propositions.
- En ce qui concerne la passation des marchés:
- Programmer et préparer les sessions de la commission de passation de marchés, y compris par l’inscription dans l’ordre du jour les étapes du processus d’évaluation des offres (ouverture des plis, évaluations et attributions) ;
- assister automatiquement pour le compte du projet, à toutes les séances d’ouverture et d’évaluation des offres, ainsi qu’à toutes les séances d’attribution des marchés;
- préparer et faire publier les avis généraux, avis spécifiques et manifestations d’intérêts pour recevoir les expressions d’intérêts pour les services de consultants, les avis de présélection et les avis spécifiques d’appels d’offres de travaux et de fournitures;
- veiller à la confidentialité des rapports d’évaluation des offres et s’assurer que ceux-ci reçoivent les approbations nécessaires des membres compétents de l’Administration;
- réparer les demandes d’ANO auprès de la Banque Mondiale;
- préparer les marchés et veiller à ce qu’ils soient approuvés, visés et notifiés selon le manuel des procédures et dans les meilleurs délais;
- s’assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ainsi que leurs cautions de soumission aussitôt après la décision d’attribution des marchés.
(c) En ce qui concerne t’exécution des marchés:
- Faire prendre toutes les dispositions utiles à la bonne supervision de l’exécution des marchés, en tenant compte de leurs spécificités;
- appuyer l’organisation de la commission de réception des fournitures, travaux; prestations;
- s’assurer que les biens et services soient livrés et entreposés en sûreté aux endroits et aux dates précisées conformément aux dispositions des marchés;
- préparer les rapports trimestriels sur la situation des marchés et contribuer aux aspects de passation des marchés du rapport de suivi financier;
- participer à l’élaboration de la mise à jour des rapports sur l’utilisation et le fonctionnement des équipements mis à la disposition des diverses composantes du projet;
- exécuter toutes autres tâches à lui confiées par le Coordonnateur du projet.
(d) Tâches incompatibles et actions non permises
En raison de son rôle de conseiller dans les décisions de passation des marchés et de sa forte implication dans l’élaboration des dossiers de marchés, le Spécialiste en passation des marchés ne doit pas être membre des commissions de réception des fournitures, travaux ou services, sauf dans les cas de petits marchés autorisés par le manuel de procédures.
Critères de Performance
L’efficacité et les performances du spécialiste en passation des marchés seront mesurées en fonction de :
La qualité du suivi des actions inscrites dans le plan de passation de marchés.
Le respect des délais de J’exécution du plan de passation, pour des actions qui relèvent de sa responsabilité.
La qualité des dossiers d’appel d’offres, de demandes de cotation et des demandes de propositions.
La qualité du suivi des procédures de passation et des avis de non objection.
5- Qualifications et Compétences
- Être de nationalité tchadienne, et disposer d’une bonne réputation professionnelle et d’éthique;
- avoir une Maîtrise (BAC +4) en économie, en socio économie, en droit des affaires ou diplôme équivalent;
- avoir une expérience professionnelle d’au moins cinq (5) ans en passation des marchés et dans la gestion administrative et financière des projets de développement, financés par la Banque mondiale;
Avoir une connaissance et/ou expérience des règles et procédures de passation des marchés de l’Etat ;
Avoir une expérience avérée dans l’utilisation des Logiciels usuels (Word, Excel) et ceux de passation des marchés (MS projet)
6- Aptitude
Sens de J’initiative et de l’anticipation’
Utilisation de nouvelles technologies de l’information;
Capacité à travailler en équipe et à diriger le personnel ou supervision ;
Aptitude à travailler sous pression ;
Pro-activité ;
Capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis;
Enthousiasme et niveau d’engagement élevé ;
Volonté de participer activement et de manière constructive à la vie du Projet ;
Curiosité intellectuelle ;
Aptitude à résoudre des problèmes complexes.
Volonté de contribuer au renforcement de capacités du personnel sous supervision en passation de marchés et dans la gestion administrative et financière des projets de développement ;
7- Durée du mandat:
La durée du mandat et de douze (12) mois renouvelable sous réserve De l’évaluation de performance jugée satisfaisante.
